Somos una empresa que genera soluciones integrales en telecomunicaciones y tecnologías de la información. El pilar para crear valor en nuestra compañía es mediante las buenas prácticas de conducta ética y en el respeto por los Asociados de Negocio: Accionistas, clientes, proveedores, colaboradores, contratistas, visitantes, gobierno y la sociedad. Quienes pertenecemos y estamos vinculados laboralmente con la empresa COLTRACK SAS sabemos que el éxito de la empresa es tener un capital humano idóneo, competente y con valores. Que conlleva a que la reputación de la empresa se construya con la calidad humana de nosotros mismos.
Por esto, todos tenemos el compromiso con la empresa y delante de la sociedad en cumplir nuestras labores de una manera responsable, honesta y transparente.
El presente Código de Ética y de Conducta de la empresa COLTRACK SAS tiene como objetivo orientar las mejores practicas empresariales para proporcionar confianza y seguridad en la cadena de suministro y alcanzar un comercio seguro. Con la obligación de evitar cualquier conducta y/o actividad que puedan violar el presente documento.
Por ello, solicitamos que todos nuestros asociados de Negocio sean coparticipes de una gestión empresarial integra basada en valores que permitan establecer y mantener relaciones de seguridad y confianza mutua, notificar de cualquier acto y/o conducta que pudiese colocar en riesgo el cumplimiento del presente Código de Ética y ayudar de manera conjunta para lograr una sociedad con valores sólidos.
Un Código de Ética fija normas que regulan los comportamientos de las personas dentro de una empresa u organización. Aunque la ética no es coactiva (no impone castigos legales), el Código de Ética supone una normativa interna de obligatorio Cumplimiento.
El Código de Ética de la empresa COLTRACK SAS. es el instrumento que reúne las normas establecidas al interior de la organización, con el propósito de orientar el desarrollo personal y profesional a nivel tanto individual como organizacional, de quienes prestan sus servicios en la compañía.
La Empresa COLTRACK SAS cree firmemente en la defensa de las normas de comportamiento ético y pretende que todos y cada uno de sus trabajadores y contratistas desarrollen sus actividades de tal manera que cumpla una serie de principios, fundamentados en la transparencia, la honestidad y la responsabilidad.
Este Código tiene como objetivo ser una herramienta orientada a facilitar y a respaldar las decisiones y actividades en relación con la organización de la Empresa y, en general, con los Asociados de Negocio. No pretende dictar reglas detalladas sobre todos los temas. Éstas serán determinadas según la naturaleza del negocio y el ambiente de operación. De existir dudas o vacíos en su aplicación o interpretación, ellos serán resueltos por el Representante Legal de la empresa COLTRACK SAS.empresa COLTRACK SAS.
Para comprender y aplicar de manera adecuada el presente Código de Ética se deben tener en cuenta las siguientes definiciones:
La aplicación de los principios del El Códigode Ética de la Empresa COLTRACK SAS.puede no ser siempre clara y, a menudo,puede confrontar al individuo con decisionesdifíciles o incertidumbre acerca de la línea deconducta apropiada. En estas circunstancias, se debe buscar ayuda, con elsuperior directo o, en casos difíciles, con losmandos superiores.En desarrollo de los principios y valores anteriores, la Empresa COLTRACK SAS acoge el Código de Ética contenido en los siguientes numerales, que constituye la guíade comportamiento de todas aquellas personas vinculadas con la compañía.
El Código de Ética de la empresa COLTRACK SAS. tiene como objetivo establecer las normas, valores y principios éticos que rigen nuestro comportamiento cotidiano y las relaciones con nuestros Asociados de Negocio, así como las actividades que desarrollamos en la Empresa.
Se constituye en un marco de conducta que nos orienta en todos aquellos casos en los que se tiene que tomar una decisión de carácter ético, asegurando la integridad de nuestro actuar.
Su aplicación alcanza a todo trabajador,funcionario o contratista, en cualquiera de los niveles jerárquicos, incluyendo los dedirección o confianza, sea nombrado o contratado, independientemente del régimen laboral o de contratación al que se encuentre sujeto.
El Código de Ética involucra además a los accionistas, y, en general, personas que se relacionan con la Empresa en razón de los servicios que prestan.
La aprobación estará a cargo del Representante Legal, su difusión será por correo electrónico y socialización y la actualización estará a cargo del Director Administrativo
Respeto: COLTRACK SAS promueve en sus actividades y en las actuaciones de sus colaboradores el respeto por las personas, la cultura propia del país y por el medio ambiente, generando un ambiente de seguridad y cordialidad en la empresa.
Trabajo en Equipo: El recurso Humano de COLTRACK SAS trabaja de manera coordinada, armónica y enfocada a lograr las metas propuestas, aprovechando las fortalezas de cada uno y potencializándolas a favor de la empresa.
Mejora Continua:COLTRACK SAS tiene como filosofía de trabajo la mejora continua de los procesos de la Empresa, con el fin de alcanzar altos estándares en la prestación del servicio.
Enfoque al Cliente:La calidad en el servicio al cliente como cultura, es un compromiso de COLTRACK SAS que permite entregar y comunicar valor al mercado y proyectar la imagen apropiada de la empresa.
Integridad: Refiere a la manera de manejarse coherentemente. Es ser fiel a los sentimientos,valores y compromisos, es ser honesto. Las personas con integridad hacen y cumplen promesa y compromisos. Una persona tiene integridad cuando sus cualidades personales lo hacen destacar moralmente.
Respeto: Nace con el reconocimiento del valor de una persona, ya sea inherente o también relacionado con una habilidad ocomportamiento. Es aceptar y comprender taly como son los demás, aceptar y comprender su forma de pensar, aunque no sea igual que la nuestra, aunque según nosotros, estén equivocados. No solo a las personas se les debe respeto, sino a todo aquello que nos rodea como plantas y animales.
Aceptación: La aceptación es reconocer la condición, las habilidades, las fortalezas, las debilidades, los errores y las equivocacionesde los demás, privilegiando lo bueno por sobre aquellos aspectos que generan incomodidad. La aceptación es mirar con ojos de aprobación y no de condenación. Dejando claro que aceptar no significa tolerar el mal, o ser indiferentes ante la injusticia.
Justicia: Es la virtud o hábito bueno de dar a cada uno lo que le pertenece, lo que se le debe otorgar. Consiste en tratar a los demás como corresponde, como es debido. Es actuar con la certeza de que no perjudicamos a los demás y que actuamos practicando el bien.
Verdad: Comprometernos con la verdad significa apegarnos a nuestras creencias y convicciones más profundas completamente convencidos de que se está actuando de forma correcta, con sinceridad, honestidad y buena fe. Es vivir con transparencia. Una persona es transparente cuando opinamos que se trata de alguien franco o abierto, que se muestra tal como es y que nada oculta.
Actuamos con absoluta imparcialidad política, económica o de cualquier otra índole en el desempeño de nuestras funciones, demostrando independencia en la vinculación con personas, partidos políticos o instituciones ajenas.
Ejecutamos nuestras labores de manera transparente, ello implica que dichos actos pueden ser accesibles al conocimiento de la ciudadanía a través de los mecanismos previstos en la Ley, así como cualquier otra norma relacionada.
Guardamos reserva respecto de hechos, documentos o información no pública que pueda afectar los intereses de la Empresa, de los que tengamos conocimiento por el ejercicio de nuestras labores, sin perjuicio de los deberes y las responsabilidades que pudieran corresponder en caso de conocer actos ilegales o contrarios al orden público y a las buenas costumbres.
Ayudamos a la empresa a cuidar y mantener en buen estado los equipos y elementos que se nos confieren para realizar la labor. Además, los usamos de manera adecuada para evitar gastos innecesarios para la empresa.
Ningún trabajador en COLTRACK SAS., debe ser discriminado por razones de sexo, raza, origen nacional o familiar, lengua, religión, opinión política o filosófica o por su estado fisiológico; estableciendo por este último factor, la no solicitud de la prueba de embarazo como requisito de ingreso.
La empresa podrá solicitar los exámenes y pruebas médicas necesarias, siempre que estén justificadas por la protección y el cuidado de la salud del trabajador ante la exposición a riesgos reales o potenciales dentro del cargo que desempeña.
La Empresa se compromete a no tomar ninguna medida que perjudique a alguna persona que denuncie o colabore ante cualquier hecho que vaya en contra de nuestro código de conducta. Se garantizará al máximo la confidencialidad del denunciante, de igual forma se protegerá la identidad del denunciado, hasta que dicha acusación sea comprobada como veraz. Todo comunicado, mensaje o denuncia, será conservada como confidencial.
COLTRACK SAS cuenta con Certificación BASC. Esta certificación consiste en Programa voluntario de cooperación entre el sector privado y organismos nacionales y extranjeros, creado para fomentar, promover y apoyar el fortalecimiento de los estándares de seguridad y protección del comercio internacional.
En la Empresa, partimos de la base de: “trate a los demás como le gustaría que lo trataran a usted”. Por tal motivo las relaciones internas deben entablarse como una sociedad, donde la conducta de cada persona se rige por un compromiso con la conducta ética. Con el fin de tener una comunicación interna adecuada y buena relaciones interpersonales, en la Empresa:
Internamente, manejamos varias herramientas para lograr fortalecer la interacción y participación activa de todo el personal de la empresa, incentivar el trabajo en equipo a través de las distintas relaciones que se establecen entre las áreas, crear ambientes propicios que ayudan a mejorar las condiciones físicas y humanas del trabajador, por medio de la participación y la integración. Las herramientas son:
INDUCCIÓN: En este espacio se aprovecha para que el personal que ingresa a desempeñar funciones en la Empresa, conozca las políticas, las normas, y la información básica que debe conocer en lo concerniente a la empresa, su organización y funcionamiento. Entre otros temas, se destaca la información relacionada con respecto a derechos y deberes del personal.
CAPACITACIÓN: En estos espacios se aprovecha para reforzar diferentes temas en aspectos técnicos, organizacional y de desarrollo personal, de lo cual queda constancia escrita.
CORREO EMPRESARIAL: que agiliza el proceso de comunicación interna y externa, con el propósito de generar desarrollo de las labores asignadas a cada cargo y que suministre mayor seguridad y control de acceso a la información confidencial.
CARTELERAS: Espacio de comunicación con el talento humano de la compañía, donde se publican artículos de carácter informativo para todo el personal y los espacios asignados a cada área sea respetado y actualizado con frecuencia.
El trato honesto con los clientes y los proveedores es fundamental para establecer relaciones sólidas y duraderas. La ética se ha convertido en factor de diferenciación de nuestra marca, que construye lealtad y confianza con las partes interesadas. Nosotros como miembros de esta Empresa, debemos ser consientes del hecho de que nuestras decisiones y comportamientos afectan al personal de nuestro entorno, a la Empresa y a la sociedad. Por tal motivo, queremos llevar la ética a uno de los más altos peldaños institucionales, propagando su valor en todos nuestros procesos.
Si usted hace parte de otra empresa o tiene un establecimiento comercial con fines de lucro, consideramos adecuado, transmitir la información a su Jefe inmediato. El propósito es actuar en pro de la verdad, con total transparencia.
Para preservar las buenas relaciones con nuestras partes interesadas, solicitamos se tenga en cuenta lo siguiente:
En nuestra Empresa es muy común que haya relaciones de amistad o familiaridad con proveedores, contratistas, clientes del sector Público o Privado. Por tal motivo, si usted tiene un familiar o amigo que, por su trabajo, pueda ser un posible proveedor nuestro. Deberá ser informado proceso Administrativo y Financiero y si es viable la opción, usted no deberá intervenir en la negociación comercial. En este caso, evitamos comprometer su integridad y la del proveedor para reforzar relaciones sanas.
La corrupción es un acto ilegal que ocurre cuando una persona abusa de su poder para obtener algún beneficio para sí mismo, para sus familiares o para sus amigos. La corrupción disminuye la confianza de los ciudadanos en las instituciones y un objetivo claro para la Empresa, es entablar estrechas relaciones con las partes interesadas, rodeándonos de legalidad en todos los sentidos. Por tal motivo la Empresa, deja en claro su posición respeto a la corrupción, estando en contra del mal uso y abuso del poder.
El soborno es el ofrecimiento de dinero u objetos de valor, a una persona para conseguir un favor o un beneficio. Legalmente, el soborno es un delito, cuando se realiza con fines en contra de la ley. Por tal motivo para la Empresa, está terminantemente prohibido ofrecer o recibir sobornos por cualquier índole o concepto. Para la Empresa, todas nuestras partes interesadas, tienen la misma importancia y el trato hacia ellos es equitativo.
Esperamos que nuestros proveedores no tomen acciones contrarias a los principios de nuestro Código y que avalen este tipo de comportamientos, los cuales no son solo indispensables para los procesos de nuestra Empresa, sino necesarios para la sociedad.
La Empresa en todos sus procesos trabaja con lealtad y así mismo, cuenta con las condiciones necesarias para hacer frente al mercado con calidad y cantidad. Por tal motivo da a sus Clientes y a los potenciales, las bondades que tiene iniciar relaciones comerciales con nosotros y les da la posibilidad de que elijan libremente la mejor opción para sus necesidades.
Trabajamos bajo la normatividad legal vigente y esto permite que nuestros competidores se muevan en un marco equitativo para todos. En este orden de ideas, esto genera que nuestra Empresa se esfuerce por generar mecanismos de productividad y de procesos sostenibles económicamente viables.
En la Empresa, preservamos la información interna y externa, ya que valoramos los esfuerzos que realizan las partes interesadas para poner a disposición la información de utilidad para nosotros. Somos hábiles para proteger la información, la archivamos con la seguridad pertinente y no la compartimos con fines fuera del desempeño laboral. Actualmente la información se intercambia con gran facilidad, no solamente en términos empresariales, sino también en términos personales. Por tal motivo somos reservados con la información entre nuestros proveedores, entre nuestros clientes y la proporcionada por cualquier Asociado de negocio.
La Empresa valora la importancia de los medios de comunicación, para informar de forma veraz y acertada los temas que son de interés público. Debido a esto, establecemos una serie de requisitos, precisamente para que la información que requieran los medios sea confiable y transparente. Tenga en cuenta que cualquier respuesta inadecuada o inexacta, puede generar una publicidad adversa:
Mantener la información con integridad es hacer la información segura y disponible en el momento necesario, con el rendimiento adecuado, en el dispositivo disponible y sólo para quien la necesite. En este sentido es preciso garantizar la autenticación, confidencialidad, integridad y disponibilidad de la misma. Estas características se pueden definir de la siguiente forma:
CONFIDENCIALIDAD: la necesidad de que esa información únicamente sea conocida por personas autorizadas.
INTEGRIDAD: Es hacer que su contenido permanezca inalterado a menos que sea modificado por personal autorizado, y esta modificación sea registrada, asegurando su precisión y confiabilidad.
DISPONIBILIDAD: Es la capacidad de estar siempre disponible para ser procesada por las personas autorizadas.
SEGURIDAD: Es mantener la información en condiciones de acceso restringido, en lugares en los cuales se preserve en buen estado, organizada y controlada.
Mantenga la buena práctica de conservar los escritorios limpios.
La información importante debe mantenerse en archivadores bajo llave.
Asegúrese de destruir los documentos que considera son confidenciales o aquellos que tienen su firma o la de algún otro funcionario. Procure firmar con su visto bueno.
La información virtual, aunque pueda no estar en riesgo, debe tener la misma importancia que la física en términos de seguridad. Evite dejar el computador sin seguridad y al acceso de cualquier persona, mantenga las contraseñas de uso personal, realice su backup mínimo en los tiempos definidos por la Empresa.
Tenga cuidado con sus palabras, sea asertivo en sus comentarios. Sea concreto, resumido y no asuma. De la forma en que usted manifiesta sus ideas, es la forma en la cual se van a ejecutar. La principal fuente de información de los bandidos, es el conocimiento de las personas, por medio de ellas se extrae lo que quieren saber. Evite difundir información empresarial y personal, ésta podría perjudicarlo.
La marca es para uso exclusivo de la Empresa, por tal motivo no debe ser entregada, ni utilizada por terceros no autorizados para su uso. En caso de que sea necesaria la entrega a un proveedor o un tercero, esta deberá estar soportada por medio de un contrato, autorizada por Gerencia General o mediante un Acuerdo de Confidencialidad firmado por los representantes legales de las empresas, en el cual se genera un compromiso de no divulgación de la información.
El Código de Ética Empresarial refleja las normas para una conducta correcta y nuestros valores y principios. Está diseñado para definir algunos parámetros de cómo los empleados se deben comportar en la Empresa y en sus relaciones comerciales fuera de ella. Los procedimientos para tratar los casos que van en contra del Código fueron desarrollados para asegurar la uniformidad en el proceso en toda la organización.
Aunque no se pueden contemplar todos los aspectos dentro de un solo documento o todas las circunstancias que se puedan presentar, este código está elaborado con el fin de presentar un proceso general que genere confianza y que pueda evaluar las diferentes situaciones.
Este código fue elaborado para que sea adoptado por todas las personas que laboran con la Empresa, siendo su responsabilidad el conocimiento del mismo y acatar los parámetros aquí definidos.
La aprobación de este código está a cargo de Gerencia General, bajo la revisión previa por parte del Comité de Convivencia. Tan pronto se cuente con dicha aprobación, será responsabilidad del Director Administrativo su divulgación.
El documento debe ser de conocimiento del personal, por tal motivo la información será socializada a mas del 50% del personal, por medio de las capacitaciones que se realicen a lo largo del año, bien sea por medio de la inducción empresarial, cuya responsabilidad estaría a cargo del encargado de Gestión Humana y/o envío de correos alusivos por correo electrónico.
Antes de tener la posibilidad de someterse a un proceso de investigación, lo mejor es asesorarse en caso de tener dudas. Déjese guiar y contemple aspectos como autorizaciones, legalidad, coherencia con el código, respeto, prestigio de la Empresa, entre otros.
Si usted considera que tiene un caso que pueda ir en contra de nuestro código de conducta o que no esté incluido y que por su importancia deba ser considerado como relevante, lo invitamos a que manifieste, denuncie o solicite aclaración del tema. Si desempeña funciones en la Empresa, el canal más cercano es Gestión Humana, quien será el primer filtro de análisis de la información y quien define si trasciende la misma a los Jefes directos. Si prefiere utilizar otro medio, puede acudir directamente a la Gerencia General, para cualquier de los dos casos, se garantiza la confidencialidad del remitente y de la información. Si usted es externo a la Empresa, puede canalizar la información, por medio de los datos referenciados al final de este documento.
Usted puede acceder a los diferentes canales de comunicación con que cuenta la Empresa, de acuerdo al que considere se adapte a sus necesidades:
Atención Directa: Puede acudir a sus jefes inmediatos y/o Gestión Humana.
Correo Empresarial: El oficial de cumplimiento cuenta con el correo lineaetica@coltrack.com, al cual puede hacerle llegar la información pertinente. La Empresa prefiere que la información sea canalizada a través del correo para mayor seguridad.
En la Empresa consideramos que por más controles, dispositivos, personal y mecanismos de seguridad con que contemos, creemos que la mejor alarma es el personal que hacemos parte de la misma. Por tal motivo la invitación es a la prevención de riesgos y a informar los eventos que se presenten. Algunas medidas se presentan a continuación:
Para la empresa la concienciación de sus trabajadores es de vital importancia en el control de riesgos y es por ello que ha diseñado un programa de concienciación sobre amenazas dirigido a cada una de las áreas con mayor vulnerabilidad, donde los controles y actividades realizadas por las personas desempeñan un papel importante en los resultados obtenidos.
Teniendo en cuenta las amenazas, podemos minimizar el riesgo y minimizar la probabilidad y ocurrencia del mismo. Un soporte de ayuda es también el listado de lo que se considera actividades sospechosas, publicado en las carteleras institucionales.
La Empresa reconoce que el porte de armas en las manos adecuadas defiende y mantiene la soberanía, la independencia y la integridad territorial. Sin embargo, dentro de las instalaciones de la misma, se encuentra totalmente prohibido el porte de armas de fuego y armas blancas, que puedan causar algún accidente.
Excepciones: personal de las Fuerzas Armadas, que por sus funciones requieren su porte.
El consumo de drogas en la sociedad actual constituye un problema severo de Salud Pública, debido a las Implicaciones que tiene, no solo en términos de la salud en sí misma, sino, además, por los altos costos sociales, económicos y humanos que genera al interior de cada país. El consumo de alcohol no es solamente un problema de adultos. La mayoría de los jóvenes han consumido una bebida alcohólica.
La Empresa considera que el consumo de estas sustancias afecta las relaciones personales y puede afectar la habilidad de una persona para realizar sus funciones adecuadamente. Además, el consumo excesivo de alcohol y drogas puede ocasionar graves problemas de salud. Por tal motivo se encuentra prohibido el consumo de estas sustancias dentro de las instalaciones de la Empresa y durante el tiempo en que se encuentre desempeñando funciones para la misma.
Consideramos que el consumo de estas sustancias incentiva el ocio, mal gastan el dinero, generan daños a la salud, promueven la baja autoestima, pone en riesgo el futuro de las personas y originan un mal ejemplo ante la sociedad. Por tal motivo, queremos extender este mensaje para que se evite el consumo dentro y fuera de la Empresa.
Ante hechos establecidos o que, por sospecha, puedan ir en contra del código de Ética o que puedan atentar contra el bienestar del personal o los activos de la Empresa, por favor comunicarse con:
Ante hechos establecidos o que, por sospecha, puedan ir en contra del código de Ética o que puedan atentar contra el bienestar del personal o los activos de la Empresa, por favor comunicarse con:
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Oficial de Cumplimiento